Przyszłość usług księgowych w Polsce: cyfryzacja, automatyzacja i rola księgowego jako partnera biznesowego w kontekście usług księgowych

W dobie dynamicznego rozwoju technologii cyfrowych, sektor usług księgowych w Polsce stoi przed istotnymi wyzwaniami i szansami. W programie „Pakt z biznesem” Izabela Kozakiewicz rozmawiała ze mną o obecnym stanie rynku księgowego, jego rozdrobnieniu, jakości usług oraz o tym, jak technologia zmienia i będzie zmieniać oblicze księgowości.

Warto również zauważyć, że usługi księgowe odgrywają kluczową rolę w rozwijającym się ekosystemie przedsiębiorstw.

Rozdrobniony rynek usług księgowych w Polsce – stan obecny

Polski rynek usług księgowych cechuje się dużym rozdrobnieniem. Według mnie, w kraju działa ponad 50 tysięcy biur rachunkowych, z których większość to mikrofirmy obsługujące sektor małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Trzy czwarte tych biur ma mniej niż 100 klientów, a ponad 80% zatrudnia mniej niż 9 pracowników.

Taka struktura rynku oznacza, że dominują małe podmioty, które często pozostają technologicznie zacofane. Mimo licznych dyskusji o digitalizacji, automatyzacji i wykorzystaniu sztucznej inteligencji, wdrożenia tych rozwiązań wciąż są na niskim poziomie. Wiele biur księgowych nadal opiera się na tradycyjnych metodach pracy, co ogranicza ich efektywność i możliwości rozwoju.

Jakość usług księgowych w Polsce – oczekiwania przedsiębiorców

Z perspektywy przedsiębiorców głównym kryterium oceny biura rachunkowego jest brak problemów z Urzędem Skarbowym. „Żeby Urząd Skarbowy nie zadzwonił” – to najważniejszy wskaźnik sukcesu współpracy z księgowym. Jednak  podkreślam, że księgowość może oferować znacznie więcej niż tylko rozliczenia podatkowe.

Przedsiębiorcy powinni oczekiwać od swoich księgowych dostarczania danych zarządczych w czasie rzeczywistym, które pozwolą im lepiej zarządzać kosztami, przychodami i rentownością poszczególnych produktów. Niestety, obecnie księgowi najczęściej przekazują jedynie informacje o VAT i podatkach, i to z opóźnieniem – zwykle dopiero 25 dnia następnego miesiąca. To przypomina jazdę samochodem z zasłoniętą przednią szybą, patrząc jedynie w lusterko wsteczne.

W praktyce wielu przedsiębiorców prowadzi równolegle własne, często nieformalnie prowadzone, księgowości zarządcze w arkuszach Excel, co jest rozwiązaniem dalekim od optymalnego.

Brak konsolidacji rynku – przyczyny i perspektywy

Pomimo dużej liczby biur rachunkowych, rynek usług księgowych w Polsce nie uległ znaczącej konsolidacji, co jest zjawiskiem nietypowym dla tak rozdrobnionych branż. Wiele biur jest prowadzonych przez samych księgowych, którzy często nie mają doświadczenia w zarządzaniu i rozwoju biznesu. Strach przed oddaniem kontroli pracownikom oraz brak struktur organizacyjnych utrudniają rozwój i konsolidację.

Firma Altera dąży do zmiany tego stanu rzeczy, starając się integrować rynek i wprowadzać nowoczesne rozwiązania, które pozwolą na efektywniejsze zarządzanie i rozwój biur rachunkowych.

Rola księgowego w przyszłości – od urzędnika do partnera biznesowego

Zmieniająca się świadomość przedsiębiorców oraz rozwój technologii wymuszają ewolucję roli księgowego. Technologia nie odbierze pracy księgowym, lecz pozwoli im skupić się na zadaniach o wyższej wartości dodanej. Automatyzacja i digitalizacja wyeliminują monotonne, powtarzalne czynności, takie jak ręczne wprowadzanie faktur czy segregowanie dokumentów.

W efekcie księgowi staną się doradcami biznesowymi, którzy dzięki dostępowi do aktualnych danych finansowych w czasie rzeczywistym będą mogli wspierać przedsiębiorców w podejmowaniu decyzji. Księgowy stanie się partnerem, który nie tylko dba o zgodność z przepisami, ale także pomaga optymalizować koszty, zarządzać płynnością i planować rozwój firmy.

Cyfryzacja i paperless – jak przygotować biuro rachunkowe do zmian?

Firma Altera działa w pełni cyfrowo i zdalnie, eliminując papierowe dokumenty i tradycyjne segregatory. Jednak wiele biur rachunkowych, zwłaszcza tych działających od dekad i często prowadzonych rodzinnie, ma trudności z transformacją cyfrową.

Lewandowski radzi, aby proces digitalizacji zacząć od ewolucji, a nie rewolucji. Kluczowe jest najpierw spisanie i zrozumienie obecnych procesów, a następnie ich stopniowa optymalizacja i automatyzacja. Próba wprowadzenia technologii bez znajomości i uporządkowania procesów może prowadzić do poważnych problemów operacyjnych.

Wpływ pandemii na branżę księgową i dalsze perspektywy rozwoju

Pandemia COVID-19 przyspieszyła cyfryzację w wielu sektorach, w tym w księgowości. Wiele firm przekonało się, że praca zdalna i digitalizacja dokumentów są możliwe i efektywne. Mimo to, wiele biur rachunkowych wciąż korzysta z papieru i tradycyjnych metod.

Lewandowski przewiduje, że tempo zmian będzie rosnąć, zwłaszcza pod wpływem wymogów legislacyjnych, takich jak Polski Ład czy Krajowy System E-Faktur (KSEF). Cyfryzacja pozwala księgowym na bardziej proaktywne podejście do klientów, analizę przepisów i dostarczanie wartościowych usług doradczych.

Technologie przyszłości w księgowości – machine learning i automatyzacja

Najważniejszą technologią, w którą inwestuje Altera, jest machine learning. Ponieważ większość dokumentów księgowych jest powtarzalna, systemy uczące się mogą automatycznie dekretować faktury i klasyfikować koszty, co znacznie odciąża księgowych.

W przyszłości część dokumentów będzie trafiać bezpośrednio do systemów księgowych bez udziału człowieka, a księgowi będą nadzorować i uczyć te systemy, koncentrując się na bardziej złożonych i wymagających analizach.

Marketplace usług księgowych – integracja i kompleksowa obsługa przedsiębiorców

Altera rozwija model marketplace, integrując różne usługi biznesowe w jednej aplikacji. Przykładem jest współpraca z firmą Smeo, oferującą factoring – przedsiębiorca może w kilka minut uzyskać finansowanie faktury bezpośrednio z poziomu aplikacji księgowej.

W planach są kolejne integracje, które pozwolą klientom korzystać z leasingu, ubezpieczeń i innych usług biznesowych w jednym miejscu, co znacznie ułatwi zarządzanie firmą i poprawi płynność finansową.

Legislacja a technologia – czy prawo nadąży za rozwojem?

Moim zdaniem, rynek księgowy jest dobrze uregulowany pod kątem przesyłania i ochrony danych. Altera stosuje najwyższe standardy bezpieczeństwa IT, co gwarantuje poufność i ochronę danych klientów.

Choć prawo bywa skomplikowane, to często to właśnie regulacje wymuszają rozwój technologiczny, jak w przypadku KSEF. W efekcie technologia i prawo będą się wzajemnie napędzać, umożliwiając coraz bardziej efektywne i bezpieczne usługi księgowe.

Plany rozwojowe firmy Altera – technologia i ekosystem dla przedsiębiorców

Altera koncentruje się na rozwoju technologii i budowie bazy zadowolonych klientów. Firma zdobyła już ponad 100 klientów i nie zanotowała żadnych odejść, co świadczy o wysokiej jakości usług.

W planach jest dalsze rozwijanie aplikacji jako kompleksowego ekosystemu dla małych i średnich przedsiębiorstw, umożliwiającego dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi finansowych i biznesowych w jednym miejscu, dostępnych na smartfonie.

Podsumowanie

Rozmowa ukazuje, że polski rynek usług księgowych stoi u progu istotnych zmian. Cyfryzacja, automatyzacja i wykorzystanie sztucznej inteligencji mają szansę zrewolucjonizować sposób świadczenia usług księgowych, przekształcając księgowych z urzędników w partnerów biznesowych i doradców.

Kluczem do sukcesu jest jednak nie tylko technologia, ale także zmiana podejścia i świadomości zarówno księgowych, jak i przedsiębiorców. Wspólne dążenie do transparentności, efektywności i innowacji może przyczynić się do wzrostu polskiej przedsiębiorczości i budowy nowoczesnego, konkurencyjnego rynku usług finansowych.